Een urenregistratie is sterk bewijs als duidelijk is wie de uren heeft ingevoerd, wie namens de inlener heeft goedgekeurd, wanneer dat gebeurde en welke wijzigingen later zijn aangebracht. Een losse spreadsheet of ongetekend urenbriefje kan voldoende aanknopingspunten bieden, maar maakt een factuurgeschil onnodig lastig.
Het uitzendbureau moet gewerkte uren kunnen onderbouwen
In een uitspraak uit 2025 benadrukte de rechtbank dat het uitzendbureau zijn aanspraak op vergoeding van gewerkte uren moest stellen en onderbouwen. In die zaak waren urenbriefjes niet door de opdrachtgever ondertekend en werd discussie gevoerd over een WhatsApp-akkoord. Lees ECLI:NL:RBNNE:2025:5645.
De les is niet dat alleen een natte handtekening telt. De les is dat uw proces identiteit, bevoegdheid, inhoud en tijdstip betrouwbaar moet vastleggen.
Wat moet een goed systeem registreren?
| Gegeven | Bewijsfunctie |
|---|---|
| Werknemer en week | Koppeling aan de juiste inzet |
| Begin, einde en pauze | Berekening reguliere uren en overwerk |
| Opdracht en werkplek | Koppeling aan inleenovereenkomst en tarief |
| Accordeur | Identiteit en bevoegdheid namens inlener |
| Tijdstempel en auditlog | Moment en latere wijzigingen aantonen |
| Reden correctie | Uitlegbaar verschil tussen versies |
Een elektronische handtekening kan geldig zijn
Artikel 3:15a BW bepaalt dat een elektronische handtekening dezelfde rechtsgevolgen kan hebben als een handgeschreven handtekening als de gebruikte methode voldoende betrouwbaar is voor het doel en de omstandigheden. Zie de wettelijke regeling over elektronische handtekeningen. Een klik zonder betrouwbare login of auditlog heeft minder bewijskracht dan akkoord vanuit een persoonlijk account met tijdstempel en beveiliging.
Leg bevoegdheden vast bij de start
Vraag de inlener welke leidinggevenden uren mogen accorderen en wat er bij afwezigheid gebeurt. Neem een korte reactietermijn op en bepaal hoe bezwaren moeten worden gespecificeerd. Een bepaling dat uren “automatisch akkoord” zijn na enkele dagen kan helpen, maar vervangt geen deugdelijk basisbewijs van de feitelijke inzet.
Neem de procedure op in uw inleenovereenkomst en algemene voorwaarden. Controleer daarnaast arbeidstijden, overwerk en rust.
Checklist voor digitale uren
- Persoonlijke accounts en passende tweefactorauthenticatie.
- Vaste lijst van bevoegde accordeerders per inlener.
- Onveranderbare auditlog van invoer, akkoord en correctie.
- Automatische export en bewaartermijn buiten het klantensysteem.
- Procedure voor betwiste uren vóór verloning en facturatie.
- Koppeling tussen urenversie, loonstrook en factuur.
- Periodieke steekproef op afwijkende correcties en ongebruikelijke accounts.
Veelgestelde vragen
Zijn ongetekende urenbriefjes waardeloos?
Nee, maar u heeft aanvullend bewijs nodig, zoals roosters, toegangssystemen, berichten of betaling van eerdere vergelijkbare facturen.
Is een WhatsApp-bericht voldoende akkoord?
Dat hangt af van inhoud, afzender, bevoegdheid en context. Gebruik het niet als standaardproces als een betrouwbaar digitaal akkoord mogelijk is.
Mag de inlener na facturatie uren corrigeren?
Alleen via een afgesproken en onderbouwde procedure. Vraag welke concrete uren onjuist zijn en bewaar beide versies.
Hoe lang moet ik urengegevens bewaren?
Stem fiscale, arbeidsrechtelijke, cao- en verjaringsbelangen op elkaar af en leg de gekozen termijn vast. Verwijder niet terwijl een controle of geschil loopt.
Wilt u uw urenproces of een betwiste factuur laten beoordelen? Neem contact op. Wij helpen ook bij incasso en bewijs in procedures.
