Een g-rekening kan het risico van inlenersaansprakelijkheid beperken, maar is geen losstaande garantie. De inlener moet de leverancier, facturen, uren en betalingen controleerbaar aan elkaar koppelen en het geblokkeerde bedrag rechtstreeks op de juiste g-rekening betalen.
Wat is inlenersaansprakelijkheid?
Leent u personeel in en draagt de uitlener de verschuldigde loonheffingen of omzetbelasting niet af, dan kan de Belastingdienst u onder voorwaarden aansprakelijk stellen. De regeling beschermt de belastinginning en voorkomt dat het risico volledig bij de overheid terechtkomt.
De aansprakelijkheid kan financieel ingrijpend zijn, zeker bij langdurige inleen of een grote groep arbeidskrachten. Een goede contractclausule helpt bij verhaal op de leverancier, maar voorkomt niet dat de Belastingdienst zich eerst tot de inlener wendt.
Hoe werkt de g-rekening?
De g-rekening is een geblokkeerde bankrekening van de uitlener. De inlener betaalt daarop het deel van de factuur dat is bestemd voor loonheffingen en omzetbelasting. De uitlener kan het saldo alleen voor aangewezen betalingen gebruiken of onder voorwaarden laten deblokkeren.
Maak de betaling rechtstreeks vanaf uw eigen bankrekening en vermeld het factuurnummer en de factuurperiode. Zo blijft de koppeling zichtbaar. Betaal niet op een g-rekening van een andere groepsmaatschappij zonder dat de juridische basis daarvan vooraf is beoordeeld.
Hoe bepaalt u het bedrag?
Er bestaat geen universeel percentage dat in iedere situatie juist is. De omvang hangt onder meer af van de looncomponent, het btw-regime en de afspraken met de uitlener. Vraag om een onderbouwde berekening en controleer of de verhouding tussen gewerkte uren, loonsom en factuur logisch is.
Een standaardpercentage in de inkoopvoorwaarden is praktisch, maar kan te laag of onnodig hoog uitvallen. Herijk het percentage wanneer tarieven, functies, fiscale behandeling of omvang van de opdracht wijzigen.
Welke aanvullende controles blijven nodig?
Combineer de g-rekening met:
- een actueel KvK-uittreksel en controle van de contracterende rechtspersoon;
- een verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst;
- controle van factuurvereisten, urenstaten en tariefopbouw;
- periodieke vergelijking tussen inzet, factuur en betaling;
- controle op doorleners en onderaannemers;
- een contractueel informatie-, meld- en auditrecht.
Een verklaring betalingsgedrag geeft informatie over het moment van afgifte. Zij zegt niet dat later geen schuld kan ontstaan. Vraag de verklaring daarom periodiek opnieuw op en beoordeel opvallende veranderingen.
Let op de administratie
Bij een aansprakelijkstelling is bewijs doorslaggevend. Bewaar de inleenovereenkomst, facturen, urenregistraties, bankafschriften, verklaringen betalingsgedrag en correspondentie over afwijkingen in één dossier. Leg ook vast wie iedere controle heeft uitgevoerd.
Zorg dat werknemers en gewerkte uren herleidbaar zijn zonder meer persoonsgegevens te bewaren dan noodzakelijk. Een chaotisch dossier maakt het moeilijker om de omvang van een eventuele aansprakelijkheid te betwisten.
Praktische betaalprocedure
| Controlepunt | Actie |
|---|---|
| Factuur | Vergelijk rechtspersoon, periode, uren en btw |
| G-rekening | Verifieer tenaamstelling en rekeningnummer |
| Bedrag | Leg berekening en akkoord vast |
| Betaling | Vermeld factuurnummer en betaal rechtstreeks |
| Dossier | Bewaar factuur, urenstaat en beide betaalbewijzen |
| Hercontrole | Vraag periodiek een nieuwe verklaring betalingsgedrag |
Wat regelt u in de overeenkomst?
Leg vast welk deel op de g-rekening wordt betaald, wanneer het percentage wordt aangepast en welke stukken de uitlener verstrekt. Neem een verplichting op om betalingsproblemen, beslag, intrekking van een g-rekening of inzet van een doorlener direct te melden.
Sluit deze afspraken aan op uw bredere inleenchecklist en de komende Wtta-verplichtingen.
Signalen die om extra onderzoek vragen
Wees alert als de leverancier vaak van rechtspersoon of bankrekening wisselt, alleen ongedateerde verklaringen verstrekt, betalingen wil splitsen over derden of geen aansluiting kan geven tussen uren en facturen. Ook een plotseling sterk lager tarief kan wijzen op druk op loon- of fiscale verplichtingen.
Leg vast welke signalen leiden tot een betaalblokkade. Laat finance pas vrijgeven nadat de afwijking schriftelijk is verklaard en gecontroleerd. Daarmee wordt de procedure uitvoerbaar, ook wanneer de vaste contactpersoon afwezig is.
Maak daarnaast afspraken over een gecontroleerde exit. Als een leverancier uitvalt, moeten werknemers correct worden geïnformeerd en mag de continuïteitsdruk niet leiden tot betaling op een onbekende rekening of ongecontroleerde inzet via een nieuwe schakel.
Beoordeel de procedure jaarlijks en na iedere fiscale of juridische afwijking.
Neem de uitkomst op in de periodieke leveranciersbeoordeling.
Veelgestelde vragen
Ben ik volledig gevrijwaard als ik op de g-rekening betaal?
Nee. De betaling kan het risico beperken voor zover aan de voorwaarden is voldaan. De feiten, administratie en omvang van de betaling blijven belangrijk.
Is een verklaring betalingsgedrag verplicht?
Niet in iedere inleenrelatie, maar zij is een nuttig onderdeel van een zorgvuldig leveranciersdossier.
Kan ik de hele factuur op de g-rekening betalen?
Dat is meestal niet praktisch en kan onnodig veel geld blokkeren. Bepaal een onderbouwd deel dat aansluit bij de fiscale verplichtingen.
Wat als mijn leverancier doorleent?
Breng de volledige keten in kaart. Doorlenen vergroot het risico dat betalingen en fiscale verplichtingen niet bij dezelfde rechtspersoon liggen.
Raadpleeg de officiële informatie van de Belastingdienst over inlenersaansprakelijkheid, de g-rekening en de verklaring betalingsgedrag.
Wilt u uw inleenovereenkomst en betaalprocedure laten controleren? Wij brengen fiscale en arbeidsrechtelijke risico’s in één praktisch advies samen. Neem contact op.
