Een uitzendbureau mag alleen persoonsgegevens verzamelen die nodig zijn voor bemiddeling, moet kandidaten duidelijk informeren en mag cv’s niet onbeperkt bewaren. Wilt u een afgewezen kandidaat in een talentpool houden of AI gebruiken bij selectie, regel dan vooraf de grondslag, bewaartermijn, transparantie, beveiliging en menselijke controle.
Verzamel niet meer dan nodig
Voor een eerste selectie zijn doorgaans contactgegevens, opleiding, werkervaring en beschikbaarheid voldoende. Een kopie identiteitsbewijs, burgerservicenummer of medische informatie hoort niet standaard in de sollicitatiefase. Vraag zulke gegevens pas wanneer daarvoor een concrete wettelijke of contractuele noodzaak bestaat.
De Autoriteit Persoonsgegevens noemt in haar praktische informatie voor werkgevers als uitgangspunt dat sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten binnen vier weken worden verwijderd, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor langer bewaren. Leg een passende termijn voor de talentpool vast en vraag daarna zo nodig opnieuw toestemming.
Een talentpool vraagt echte keuzevrijheid
Maak deelname aan een talentpool niet tot verborgen standaard. Vertel voor welke soorten functies het profiel wordt gebruikt, hoe lang het blijft staan en hoe de kandidaat verwijdering kan vragen. Een vooraf aangevinkt vakje of een onduidelijke zin onderaan een formulier levert weinig controleerbaar bewijs op.
| Fase | Doel | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Oriëntatie | Contact over concrete vacature | Beperk gegevens en voorkom bijzondere persoonsgegevens |
| Selectie | Geschiktheid beoordelen | Gebruik objectieve criteria en leg besluitvorming uit |
| Talentpool | Benaderen voor toekomstige functies | Specifieke informatie, termijn en uitschrijfmogelijkheid |
| Plaatsing | Contract en wettelijke controles | Nieuwe gegevens alleen op juiste moment verzamelen |
AI-selectie is geen neutrale zwarte doos
Een systeem dat cv’s rangschikt, teksten beoordeelt of kandidaten adviseert, kan bestaande ongelijkheid herhalen. De Autoriteit Persoonsgegevens wijst bij algoritmische werving op de AVG, non-discriminatie en de rol van de ondernemingsraad. Vraag de leverancier daarom naar trainingsdata, gebruikte variabelen, foutmarges, logging en mogelijkheden voor menselijke correctie.
Laat een recruiter de uitkomst inhoudelijk beoordelen. Een kandidaat moet niet worden afgewezen enkel omdat een ondoorzichtig model een lage score geeft. Leg vast wie verantwoordelijk blijft voor de beslissing en hoe een kandidaat een vraag of bezwaar kan indienen.
Checklist voor het recruitmentproces
- Beschrijf per formulier het doel en de verplichte velden.
- Verwijder oude cv’s automatisch of controleer termijnen periodiek.
- Sluit verwerkersovereenkomsten met recruitmentsoftware en AI-leveranciers.
- Beperk toegang tot recruiters die de gegevens nodig hebben.
- Gebruik geen vrije notities met subjectieve of gevoelige kwalificaties.
- Test filters en scores op indirecte discriminatie.
- Maak een procedure voor inzage, correctie en verwijdering.
Combineer privacy met een aantoonbaar niet-discriminerend proces. Lees daarom ook wat een recruiter moet doen bij een discriminerend verzoek.
Veelgestelde vragen
Mag ik een cv na afwijzing bewaren?
Alleen beperkt en met een duidelijke basis. Voor langer bewaren in een talentpool is geïnformeerde toestemming meestal de praktische route.
Mag ik kandidaten op sociale media controleren?
Niet zonder meer. Openbaarheid betekent niet dat ieder gebruik proportioneel is. Beoordeel noodzaak, relevantie, transparantie en betrouwbaarheid.
Moet ik vertellen dat AI wordt gebruikt?
Ja, wees transparant over relevante geautomatiseerde ondersteuning en voorkom dat een besluit uitsluitend ondoorzichtig geautomatiseerd tot stand komt.
Wie is verantwoordelijk: bureau of softwareleverancier?
Het uitzendbureau blijft verantwoordelijk voor zijn selectieproces. Contractuele garanties van een leverancier vervangen geen eigen toetsing.
Wilt u uw privacytekst, talentpool of AI-selectie laten toetsen? Neem contact op. Wij combineren de beoordeling waar nodig met uw contracten en leveranciersafspraken.
